ハンコ地獄はなぜ起きる？BPRとBPMの違い

分析のあとは「改善」の段階

会社の仕事の流れ（業務プロセス）は、まず図などで現状を分析し、そのうえで改善します。改善のしかたの代表が、今回のBPRとBPMです。

BPR：業務の流れをゼロから作り直す

BPR（Business Process Reengineering：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）は、企業全体の業務プロセスを抜本的に、つまりゼロから根本的に見直して作り直す手法です。部分的な手直しではなく、仕事の流れそのものを組み直します。

いちばん大事なのは、部分最適ではなく全体最適を軸にしている点です。BPRは、もともと「分業への反省」から生まれたといわれます。各部門が自分の持ち場だけを効率化しても、部門と部門の受け渡しにムダや重複がたまり、会社全体ではかえって遅くなることがあるからです。

なぜ全体最適をそこまで重視するの？

製造部門は生産の効率、営業部門は売上というように、部門ごとに評価のものさしが違います。それぞれのものさしだけを追うと、部門の間で情報の伝え漏れや二重作業が起きやすくなります。

そこでBPRでは、「顧客にとって価値があるか」という視点で、部門の壁をこえて業務の流れ全体を見直します。BPRは1990年代に欧米で提唱された経営手法です。

リストラとのちがい

BPM：作り直したあとも、磨き続ける

BPM（Business Process Management：ビジネスプロセス・マネジメント）は、業務プロセスを見直して継続的に改善していく手法です。経営環境や技術は日々変わるので、一度作り直したら終わり、というわけにはいきません。

BPRとBPMを見分ける最大のポイントは、BPRは「抜本的」、BPMは「継続的」という点です。「抜本的」が出たらBPR、「継続的」が出たらBPM、と反射的に判断できるくらいにしておきましょう。

BPMとPDCAサイクル

BPMは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善をくり返す考え方）を、業務プロセスの管理に当てはめたものと考えると覚えやすくなります。BPRで一度作り直しても、PDCAを回し続けないと、時間とともにまた非効率な状態に戻ってしまいます。

よくある誤解：「BPR＝IT化」ではない

BPRを「業務にシステムを入れること」だと思いこむ人がいます。でもBPRの本質は、業務プロセスそのものを見直して作り直すこと。ITはそのための手段のひとつにすぎません。非効率な手順をそのままシステムにすると、ムダな手順まで自動化されるだけです。まず流れを見直し、そのうえでITを使う順番が大切です。

BPRの進め方と、うまくいかない例

BPRは、一般に次の3つのステップで進めます。

1. 今の業務プロセスのムダを分析する
2. 全体最適の視点から、あるべき姿を設計する
3. 組織やシステムを作り直して、新しいやり方に切りかえる

反対に、現場の意見を聞かずに経営層だけで手順を決めると、定着せずに混乱をまねきます。今の手順をそのままシステムに置きかえるだけでは、「単なるIT化」で終わってしまいます。BPRが使われるのは、たとえば複数の会社が合併して、ばらばらの業務プロセスを一つにまとめるときや、急成長で今のやり方では回らなくなったときです。受発注、在庫管理、経費精算、問い合わせ対応など、複数の部門がかかわる業務なら幅広く対象になります。

似た言葉とまとめて整理

• カイゼン：日本の製造業から広まった、現場の従業員が中心になって日々の小さなムダを少しずつ取り除く活動。ボトムアップで継続的です。トップダウンで抜本的なBPRとは対照的です。
• DX（デジタルトランスフォーメーション）：デジタル技術で、業務だけでなく製品・サービスやビジネスモデルまで変えていく取り組み。BPRは会社の中の業務プロセスの作り直しなので、DXを進めるための手段のひとつと考えられます。

効果は数字で確かめる

BPRの効果は、業務にかかる時間やコスト、処理件数などの数値で確かめます。たとえば平均の処理日数や、担当者1人あたりの処理件数を、実施の前とあとで比べます。数字は経営層への説明の根拠にもなり、BPMで次にどこを直すかを見つける手がかりにもなります。「導入すること」を目的にせず、「どれだけ効率化されたか」を確かめる姿勢は、このあと学ぶワークフローシステムやグループウェア、RPAでも共通です。