5W2HとECRSの原則

「効率化します」で終わってしまう答案

動画は、事例Ⅲで出る改善提案の設問を扱います。講師は「よく出るテーマ」だと切り出し、聞き手は「得意なつもりで実は一番点が伸びないやつです」と打ち明けます。書いても「効率化します」で終わってしまうからです。講師によると、知識はあるのに、本番では「効率化する」「改善する」だけで筆が止まるのは、本当に多いパターンです。

聞き手は、5W2HもECRSも意味自体は知っていると言います。それでも、与件文を読んだ瞬間に、どこでどう使えばいいのか分からなくなる。そこで動画は、定義の確認ではなく、使いどころだけに絞って整理していく、と方針を決めます。

「何を見直すのか」がどこにも書かれていない一文は、点にならない。このページでは、その「何を」を埋める流れを、動画の順に追っていきます。

• 設問の出方と、採点者が見ているところ
• 与件文に出てくる非効率のサイン5つ
• 5W2Hで状況を洗い出す
• ECRSの4つの視点を、E→C→R→Sの順に当てる
• 答案の型（状況・ECRSの視点・効果）
• 混同しやすい論点

設問の出方と、採点者が見ているところ

講師はまず、この論点がどう出るかを確認します。事例Ⅲでは「生産性を高める改善策を助言せよ」「効率化のための施策を述べよ」のように、改善策そのものを書かせる設問が、ほぼ毎回どこかで出ます。聞き手の言葉でいえば、「〜せよ」系で改善策を求められるものです。

ここで単に「効率化する」とだけ書いても、加点されにくい。講師によれば、採点者が見ているのは、与件文の非効率な状況をどう分析して、どう改善案に落とし込んだかというプロセスの方です。

以降は、与件文のサインに気づく、5W2Hで状況を特定する、ECRSで変え方を考える、という順に進みます。

与件文の非効率のサイン5つ

では、与件文にどんな一文が出てきたら、この2つを使うのか。講師は聞き手にこう尋ね、聞き手が答える形で進みます。

講師は、「移動が多い」という記述に出会ったときの区別を添えます。工程間や担当者間をまたぐ移動ならECRSを使う場面です。一方、一人の作業員が手を伸ばす・持ち替えるといった動作レベルの話なら、また別の改善の引き出しを使う場面になってきます。今日は、工程や担当者をまたぐ移動から押さえていく、と講師は言います。

講師はさらに2つのサインを挙げます。「担当者ごとにやり方が違う」「熟練者の勘に頼っている」は標準化不足のサイン。「なぜその作業をしているか分からない」「昔からの慣習で続けている」は、そもそも不要な作業かもしれないというサインです。

与件文の記述	読み取るサイン
二重チェックが発生している／同じ確認を複数回行っている	重複作業
担当者間を頻繁に行き来している	移動・運搬のムダ
担当者ごとにやり方が違う／熟練者の勘に頼っている	標準化不足
なぜその作業をしているか分からない／昔からの慣習で続けている	そもそも不要な作業かもしれない
工程の順番が固定的で、手待ちが発生している	順序を入れ替える余地

表のうち、重複作業と移動・運搬のムダと順序の入れ替えは、聞き手が自分から挙げたサインです。標準化不足と不要な作業は、講師が「他にも」として加えました。聞き手が挙げたものにも、講師が「正解です」「その通りです」と確認しています。

5W2Hで状況を洗い出す

サインに気づいたあと、どう整理すればいいのか。聞き手の問いに、講師は「ここで5W2Hの出番です」と答えます。なぜ・何を・どこで・いつ・誰が・どのように・どれくらい。この観点で非効率な作業の記述を書き出して、状況を具体的に特定する、という使い方です。

ECRSの4つの視点を、E→C→R→Sの順に当てる

状況を洗い出したら、次はそれをどう変えるかです。講師は、特定した状況ひとつひとつにECRSの4つの視点を当てていく、と説明します。

• E・エリミネート：なくせないか
• C・コンバイン：一緒にできないか
• R・リアレンジ：順序を変えられないか
• S・シンプリファイ：単純化できないか

検討するのは、この順番です。さきほどの荷造りのたとえに、4つの視点を当てるとこうなります。

視点	荷造りでの検討
E	二重になっている包む工程を、なくせないか
C	荷造りと並行して、ラベル貼りを一緒にできないか
R	それでも解決しなければ、荷造りの順番を変える
S	梱包の仕方そのものを、簡単な手順に変える

二重チェックのサインで、実際に一巡してみる

ここで聞き手が、さっきの「二重チェック」のサインを、この流れで実際にやってみたいと言い出します。聞き手が設けた記述は、次のとおりです。

手順	この例での検討
5W2H	各工程の担当者と出荷前の担当者が、同じ完成品を別々のタイミングで重複して確認している
E	出荷前の確認に統一して各工程の確認を省く。または逆に、各工程の確認を徹底して出荷前の確認を省く
C	Eで解決しなければ、確認作業自体を一緒にできないか

答案の書き方：状況・ECRSの視点・効果

整理できたあと、答案にはどう書けばいいのか。講師が示した型は、「〜という状況に対し、〜をなくす・一緒にする・順序を変える・単純化することで、〜を実現する」という組み立てです。

聞き手は、さきほどの二重チェックの例で、実際に一文を書いてみます。

動画の中で、避けたい書き方や注意点として出てきたものを並べておきます。

書き方	動画での扱い
「効率化する」「改善する」だけ	加点されにくい
「業務プロセスを見直し効率化を図る」だけ	何を見直すのかが書かれず、点にならない
「ECRSの視点で改善する」だけ	抽象的で、評価されにくい
ECRSの4つを全部無理に使う	必要はない。与件文の状況に一番合う視点を選んで、具体的に書く方が評価される

混同しやすい論点

聞き手は、似た論点との混同にどんなパターンがあるのかを尋ねます。講師が最初に挙げるのは、ECRSとIE（インダストリアル・エンジニアリング）全体の混同です。ECRSはIEが持つ改善視点のひとつであって、標準時間の設定や動作分析、工程分析といったIE全体の話とは範囲が違います。

2つ目は、5W2Hとなぜなぜ分析（5回のなぜ）の混同です。

聞き手は、ECRSは順番自体に意味があったはずだと確認します。

混同	違い
ECRSとIE全体	ECRSはIEが持つ改善視点の一部
5W2Hとなぜなぜ分析	整理するツールか、掘り下げるツールか
ECRSの検討順	E→C→R→Sの順で効果が大きい傾向

まとめ

動画の最後で、聞き手は、今日の話を次のようにまとめます。与件文の非効率のサインに気づいたら、5W2Hで状況を洗い出して、ECRSをE→C→R→Sの順で当てはめる。講師は、答案を「状況」「ECRSのどれを使うか」「効果」の3点セットで書くだけで、「効率化します」で終わっていた答案から一段上に行ける、と答えます。